Întâlnirea noastră de la prânz era programată pentru 12:00, era deja ora 12:15, însă nu primisem niciun semn de la Beatrice, proprietara unui after school aflat în plină creștere. Am profitat de întârzierea ei ca să mă relaxez puțin și să beau o limonadă. Când a apărut, se simțea foarte vinovată și și-a cerut scuze: “Adevarul este că afacerea mea merge grozav, am mai mult de 50 de copii noi, feedback-uri excelente din partea părinților și chiar mă gândesc să închiriez un alt spațiu în nordul Bucurestiului… Singura problemă este că nu mai am timp pentru nimic, pur și simplu pentru nimic!”
Am rugat-o să îmi dea mai multe detalii. “Am nevoie de ajutor pentru a angaja oameni, amân convorbirile telefonice cu clienții pentru că nu mai pot ține pasul cu acestea, rețelele mele de social media și partea de marketing nu merg cum ar trebui, pentru că sunt singura care știe cum să facă postări atractive și nu am încredere în nimeni altcineva să preia controlul”… Beatrice era epuizată și i-a rugat chiar și pe ospătari să se grăbească cu comanda ei (fiindcă nu avea timp la dispoziție nici măcar pentru a mânca).
Esti conectată emoțional la sarcinile tale?
Foarte mulți proprietari de companii întâmpină o situație similară în momentul în care firma
lor se află brusc în plină expansiune. Din cauză că sunt obișnuiți să facă totul singuri, devin atașați de sarcinile lor și nu au încredere în alții. Atunci când au nevoie să delege, le lipsește totodată și timpul necesar pentru a transfera corect sarcinile sau rămân prinși într-un stadiu intermediar, în care angajarea unor lucrători cu normă întreagă nu este un pas care să merite încă să fie făcut.
Înainte de a-și da seama, acest stadiu intermediar va genera rezultate slabe și o încetinire a activității. Mă întrebam dacă Beatrice analizase deja opțiunea de a externaliza toate sarcinile care creau această “strangulare” a creșterii afacerii sale.
Fă doar ceea ce faci cel mai bine
Întrebarea pentru Beatrice nu este dacă ar trebui să externalizeze, ci cum să externalizeze într-un mod corect. Beatrice știe cel mai bine cum să își gestioneze afacerea, îi face plăcere să deschidă noi cluburi, să lucreze cu personalul și cu copiii, însă dintr-o dată s-a trezit că trebuia să gestioneze și problemele de resurse umane, și rețelele de social media și departamentul de vânzări, sarcini la care nu se pricepe, nu îi fac plăcere și care, într-un final, îi vor afecta creșterea.
5 reguli pentru o externalizare inteligentă
Beatrice a menționat 3 obstacole care îi afectează activitatea și creșterea – resursele umane și angajarea de noi lucrători, follow-up-ul cu actualii și noii clienți (lead-uri) și gestionarea rețelelor de social media și marketingul online. Toate aceste trei elemente pot fi externalizate cu succes.
Pasul următor a fost să definesc exact nevoile lui Beatrice, astfel că am rugat-o să pună pe hârtie 5 elemente pe care le percepe ca fiind cele mai importante, înainte de a trece la discuțiile cu furnizorii de servicii externalizate. Lista lui Beatrice a fost următoarea:
Urmărind tabelul ei, am creat 5 reguli de aur pentru a o ajuta să identifice furnizorul corect pentru ea și pentru afacerea ei, urmărind minimizarea pierderii de timp – atât de critică în stadiul ei actual:
– Bugetul: costul serviciilor trebuie să fie similar/ mai mic decât cel alocat cu un angajat full-time;
– Abordare “hands-on”: obiectivul este să minimizeze pe cât posibil nevoia de a obține aprobarea prealabilă a lui Beatrice, astfel furnizorul trebuie să vină cu un set de cunoștințe excelente pentru a prelua sarcinile necesare și pentru a aduce rezultatele agreate;
– Performanță (KPI= Key Performance Indicator): obiectivele clare vor fi stabilite de comun acord în termeni de programe, obiective și rezultate finale.
– O abordare personală: chiar și o afacere mică necesită o abordare personalizată și are nevoie să se simtă importantă;
– Îmbunătățire continuă – feedback-uri încrucișate pentru a optimiza rezultatele, atât pentru furnizor cât și pentru client, păstrarea unei comunicări deschise în beneficiul optimizării.
Odată stabilit cadrul de acțiune, Beatrice e pregătită să plece în călătoria spre externalizare, iar eu sper ca data viitoare să avem mai mult timp pentru o limonadă.
“Orice poate fi externalizat în afacerea ta… dacă nu ești prea atașat emoțional de a face totul singur” (Richard Branson, fondatorul “Virgin Group”).
Dorești să afli mai multe? Urmărește activitățile noastre – Business Women Forum Romania – www.bwfr.org – în colaborare cu revista Femeia.!
Osnat Peled (Israel) este director general al Mentor Finance Private Equity Investments, consultant expert în cadrul Mentor Capital & Business Advisory (www.mcba.ro) & președinte al Business Women Forum Romania (www.bwfr.org).
Text: Osnad Peled
Citește și:
- Academia Banilor: Vara, o perioadă moartă?
- Academia Banilor: Leadershipul și profitul companiei tale
- Academia Banilor: Eu și reprezentantul meu bancar – o poveste de dragoste