Esti aici
Femeia.ro > Cariera > Calea spre succes > Bunele maniere: E-mailul de serviciu si cel privat

Bunele maniere: E-mailul de serviciu si cel privat

Chiar daca il consideri un lucru bun sau unul rau, felul cum redactezi un e-mail arata cat de profesionista si de incredere esti si reprezinta, prin extensie, imaginea intregii companii in cadul careia lucrezi.

Formule de adresare

Formalitatile erau obligatorii in corespondenta de afaceri, insa nu mai e asa. Urmand acelasi tipar in privinta e-mailur-ilor ca si la intalnirile fata in fata, daca intalnesti un client nou care iti este prezentat ca Mitica – sau asa i se adreseaza restul echipei – nu trebuie sa i te adresezi cu numele de familie sau cu „domnule” in e-mailul pe care i-l vei scrie ulterior. Insa si opusul se aplica: pana nu iti cere sa i te adresezi cu Mitica, ramai la „domnule X-ulescu”. Cand esti in dificultate, spune-i „domnule” simplu si te va scoate el din incurcatura, specificand cum vrea sa i te adresezi.

Formule de inceput si sfarsit

Cele mai multe e-mailuri au doar cateva fraze, insa e bine sa incepi cu formula de salut si cea de incheiere: „Draga” este standard, cat si formal, „Buna ziua” este profesional si prietenos, iar „Salut” e pentru pentru prieteni. Evita „Hei” – poate suna juvenil.

Exista mai multe modalitati de a incheia un e-mail. Atunci cand esti in dubiu poti folosi „Cu sinceritate” sau „Salutari” – sunt cele mai sigure variante. Alte optiuni: „Toate cele bune”, „Toate bune”, „Va doresc numai bine”, „Multumesc”. Daca este vorba de un schimb de e-mailuri, e acceptat sa mai renunti la salutari, fiind o conversatie in desfasurare.

Cu smiley-uri sau fara?

Pentru anumite persoane, smiley-urile pot parea juvenile cand vine vorba de afaceri. Acelasi lucru e valabil si pentru prescurtari, cu ar fi brb pentru „vorbim mai tarziu” sau pls pentru „te rog”. Prescurtarile insa nu sunt gresite atata timp cat sunt folositoare si bine primite. Cel mai sigur e sa foloseste smiley-uri si prescurtari doar daca vezi ca si persoana cu care corespondezi le foloseste.

Folosirea literelor mari inseamna ca tipi si sunt deranjante, bineinteles in afara de situatia in care spui „felicitari” sau „la multi ani”.

Semnatura

Semnaturile automate sunt utile, mai ales cand contin adresa de e-mail, numarul de telefon si fax si poate site-ul. E totusi riscant sa-l folosesti atunci cand trimiti link-uri sau invitatii pe retelele de socializare. Si pastreaza citatele pline de inspiratie pentru adresa personala.

Greseli de ortografie

Scrise in fuga, e de inteles ca in e-mailuri pot aparea multe greseli de ortografie, de la cele mai comune pana la cele amuzante. Este de preferat sa verifici textul inainte de a-l trimite si sa nu te bazezi in totalitate pe corectarea automata a greselilor. Atentia pe care o dai atunci cand redactezi un mesaj transmite prin ecran ca esti profesionista si atenta la detalii.

Un mesaj de genul Sent from iPhone/ Black Berry poate fi folosit. Insa fereste-te sa punctezi „Va rog sa-mi iertati greselile, mesajul a fost trimis de pe mobil”. E de la sine inteles ca ai scris pe o tastatura minuscula si cu fraze presetate, asa ca de ce sa mai atragi atentia asupra posibilelor greseli? Si chiar daca nu sunt, dai de inteles destinatarului ca de obicei sunt foarte multe.

In cele din urma, daca o conversatie se blocheaza, mai bine pune mana pe telefon sau fixeaza o intalnire fata in fata. Studiile arata ca dam o interpretare negativa cuvintelor atunci cand nu auzim tonul vocii si nu vedem limbajul corpului.

Folosit bine, e-mailul este un salvator de timp. Insa cu unele lucruri – cum ar fi biletelele de multumire sau cele pentru cadouri – merita, sa-ti „pierzi” timpul.


Lasă un răspuns

Sus